E-ügyintézés

Közhiteles törzskönyvi nyilvántartás E-ügyintézés

Az elektronikus ügyintézés és bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: E-ügyintézési tv.) 9. § (1) bekezdése értelmében az önkormányzatok (helyi és nemzetiségi), a költségvetési szervek és a törvény által az államháztartás központi alrendszerébe sorolt köztestületek elektronikus ügyintézésre kötelezettek, így a kérelmeiket a törzskönyvi nyilvántartás felé kizárólag elektronikus úton nyújthatják be.

A hivatkozott jogszabályi rendelkezések alapján a társulás valamint a térségi fejlesztési tanács nem köteles az elektronikus ügyintézésre, választhat az írásbeli kapcsolattartási módok közül (papír alapú vagy E-ügyintézési tv. szerinti elektronikus). Amennyiben a társulás illetve a térségi fejlesztési tanács az elektronikus kapcsolattartást választja, a Magyar Államkincstár az eljárás lefolytatása során az ügyféllel elektronikusan tartja a kapcsolatot. Jogszabály eltérő rendelkezéséig a kapcsolattartás módját a későbbiekben módosíthatja, a papír alapú ügyintézésre visszatérhet.

Amennyiben az elektronikus ügyintézésre kötelezett ügyfél nem elektronikus úton, vagy nem cég/hivatali kapun keresztül nyújtja be kérelmét (pl. ügyfélkapun keresztül), akkor az E-ügyintézési tv. 9. § (5) bekezdése értelmében (kivéve a (4) bekezdésben nevesített eseteket) a kérelem hatálytalan, és az általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény 46. § (1) bekezdés a) pontja értelmében visszautasításra kerül.

Egyes űrlapok benyújthatóak magánszemély által (törzskönyvi kivonat, igazolás, vezető adóazonosító jelének bejelentése iránti kérelem), a magánszemély ügyfélkapuján keresztül elektronikusan is.

Az elektronikus ügyintézés menete

Az elektronikus kérelmek benyújtását megelőzően ellenőrizni szükséges a technikai feltételek meglétét, amelyek az alábbiak:

- az elektronikus kapcsolattartáshoz szükséges saját hivatali kapu vagy cégkapu, egyes űrlapok esetében ügyfélkapu  azonosító megléte, valamint az ügyintézés során képviseletre jogosult személy (pl. ügyintéző, vezető) hozzáférése a hivatali kapu vagy cégkapu tárhelyhez,

- az elektronikus közokiratokhoz szükséges minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírás vagy bélyegző szolgáltatás rendelkezésre állása és használata,

- ÁNYK keretprogram telepítése, illetve frissítése,

- ÁNYK-s űrlapok letöltése, telepítése, illetve frissítése.

A kérelmek kitöltése az ÁNYK keretprogramban történik a Kincstár honlapján közzétett űrlapok alkalmazásával. A hibátlanul kitöltött űrlapok és azok mellékletei az ÁNYK keretprogramon keresztül cég/hivatali kapus, egyes űrlapok esetében ügyfélkapus azonosítással nyújthatóak be a Kincstár részére. A beküldés folyamatát a mellékelt ÁNYK segédlet tartalmazza. Az elektronikus ügyintézésre köteles ügyfelektől kizárólag az ÁNYK keretprogramban kitöltött, titkosított és onnan beküldött űrlapok befogadhatók.

Az elektronikus kérelmekhez a jogszabályban előírt mellékleteket közokirat esetében elektronikus közokiratként, illetve az egyszerű másolatként benyújtható iratokat elektronikus iratként vagy szkennelt formában kell csatolni. Az elektronikus közokiraton minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírást vagy bélyegzőt, és amennyiben jogszabály így rendelkezik időbélyegzőt kell elhelyezni.

A törzskönyvi jogi személy képviseletére jogosult személy elektronikus hitelesítése mellett helyi önkormányzatok által kiállított okiratok esetében elsősorban az alpolgármester, jegyző, aljegyző elektronikus záradékolása fogadható el. Egyéb hitelesítő személy (pl. polgármesteri hivatal ügyintézője, jogtanácsosa stb.) záradékolása esetén szükséges az E-ügyintézési tv. 102. § (3) bekezdése szerinti, hiteles elektronikus másolat aláírására történő jogosultság ellenőrzése az okiratot kiállító szerv saját belső szabályzata (SZMSZ, kiadmányozási szabályzat stb.) alapján. Ilyen esetben az SZMSZ azon oldalának hitelesített kivonatát is be kell csatolni, amely a dokumentumot felülhitelesítő felülhitelesítését engedélyezi. Felülhitelesítésként az érintett törzskönyvi jogi személy szervezeti elektronikus aláírása is elfogadható.

A papír alapon készített kiadmány esetén elegendő egy, az eredeti közokiratot aláíró vagy hiteles elektronikus másolat kiadására jogosult személy hitelesítése.

A fentiek alapján az alapító, a módosító és a megszüntető okiratokat elektronikus közokiratként kell csatolni az űrlaphoz. 

Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 5. § (4) bekezdésének megfelelően az alapító okiratban foglaltak változásakor a módosító okirat mellett az egységes szerkezetbe foglalt alapító okiratot is el kell készíteni, és a változás-bejelentési kérelemhez csatolni kell. Az alapító okirat módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt változatát nem kell aláírni, illetve elektronikusan nem kell hitelesíteni, azon a Kincstár igazolja, hogy az alapító okirat egységes szerkezetbe foglalt változata megfelel az alapító okirat módosítások szerinti tartalmának (kivéve a formanyomtatványnak megfelelő alapító okirattal még nem rendelkező költségvetési szerv alapító okiratának módosításakor; ebben az esetben az alapító okirat módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt változatát is alá kell írni, illetve elektronikusan hitelesíteni kell, ebben az esetben a Kincstár igazolást nem állít ki).

Amennyiben a módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt alapító okiratot a Kincstár záradékolja, az okiratot nem kell elektronikusan hitelesíteni, illetve azon a kincstári igazolást nem kell feltüntetni, azt a nyilvántartásba vétel során a Kincstár rögzíti az okiratra. Papíralapú ügyintézés (társulás és térségi fejlesztési tanács) esetén a kincstári záradékot továbbra is a kérelmező tünteti fel.

Az elektronikus ügyintézés során hozott döntések, illetve a hivatalbóli adatmódosítások, értesítések az ügyfél hivatali kapus, illetve cégkapus, - amennyiben a kérelmet elektronikus úton magánszemély is benyújthatja - ügyfélkapus tárhelyére kerülnek kiküldésre elektronikus iratként. Amennyiben B208 Változásbejelentési kérelemben az ügyfél megadja az elektronikus kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségét, akkor értesítést kap a törzskönyvi nyilvántartásban átvezetett adatváltozásairól.