Közhiteles törzskönyvi nyilvántartás E-ügyintézés
A digitális államról és a digitális szolgáltatások nyújtásának egyes szabályairól szóló 2023. évi CIII. törvény (a továbbiakban: Dáp. tv.) 2024. szeptember 1. napjától hatályos 19. § (1) bekezdés ab) pontja értelmében elektronikus ügyintézésre köteles valamennyi, a digitális szolgáltatást biztosító szervezet által nyújtott digitális szolgáltatások tekintetében az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 3. §-a szerinti szervezet.
Mindez azt jelenti, hogy most már minden törzskönyvi jogi személy esetében (tehát a társulás és a kistérségi fejlesztési tanács is) kötelező az elektronikus ügyintézés.
Amennyiben az elektronikus ügyintézésre kötelezett ügyfél nem elektronikus úton, vagy nem cég/hivatali kapun keresztül nyújtja be kérelmét (pl. ügyfélkapun keresztül), akkor a Dáp. tv. 19. § (5) bekezdése alapján a kérelem érvénytelen, és az általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény 46. § (1) bekezdés a) pontja értelmében visszautasításra kerül.
Egyes űrlapok benyújthatóak magánszemély által (törzskönyvi kivonat, igazolás, vezető adóazonosító jelének bejelentése iránti kérelem), a magánszemély ügyfélkapuján keresztül elektronikusan is.
Az elektronikus ügyintézés menete
Az elektronikus kérelmek benyújtását megelőzően ellenőrizni szükséges a technikai feltételek meglétét, amelyek az alábbiak:
- az elektronikus kapcsolattartáshoz szükséges saját hivatali kapu vagy cégkapu, egyes űrlapok esetében ügyfélkapu azonosító megléte, valamint az ügyintézés során képviseletre jogosult személy (pl. ügyintéző, vezető) hozzáférése a hivatali kapu vagy cégkapu tárhelyhez,
- az elektronikus közokiratokhoz szükséges minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírás vagy bélyegző szolgáltatás rendelkezésre állása és használata,
- ÁNYK keretprogram telepítése, illetve frissítése,
- ÁNYK-s űrlapok letöltése, telepítése, illetve frissítése.
A kérelmek kitöltése az ÁNYK keretprogramban történik a Kincstár honlapján közzétett űrlapok alkalmazásával. A hibátlanul kitöltött űrlapok és azok mellékletei az ÁNYK keretprogramon keresztül cég/hivatali kapus, egyes űrlapok esetében ügyfélkapus azonosítással nyújthatóak be a Kincstár részére. A beküldés folyamatát a mellékelt ÁNYK segédlet tartalmazza. Az elektronikus ügyintézésre köteles ügyfelektől kizárólag az ÁNYK keretprogramban kitöltött, titkosított és onnan beküldött űrlapok befogadhatók.
Az elektronikus kérelmekhez a jogszabályban előírt mellékleteket közokirat esetében elektronikus közokiratként, illetve az egyszerű másolatként benyújtható iratokat elektronikus iratként vagy szkennelt formában kell csatolni. Az elektronikus közokiraton minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírást vagy bélyegzőt, és amennyiben jogszabály így rendelkezik időbélyegzőt kell elhelyezni.
A törzskönyvi jogi személy képviseletére jogosult személy elektronikus hitelesítése mellett helyi önkormányzatok által kiállított okiratok esetében elsősorban az alpolgármester, jegyző, aljegyző elektronikus záradékolása fogadható el. Egyéb hitelesítő személy (pl. polgármesteri hivatal ügyintézője, jogtanácsosa stb.) záradékolása esetén szükséges az E-ügyintézési tv. 102. § (3) bekezdése szerinti, hiteles elektronikus másolat aláírására történő jogosultság ellenőrzése az okiratot kiállító szerv saját belső szabályzata (SZMSZ, kiadmányozási szabályzat stb.) alapján. Ilyen esetben az SZMSZ azon oldalának hitelesített kivonatát is be kell csatolni, amely a dokumentumot felülhitelesítő felülhitelesítését engedélyezi. Felülhitelesítésként az érintett törzskönyvi jogi személy szervezeti elektronikus aláírása is elfogadható.
Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 5. § (4) bekezdésének megfelelően az alapító okiratban foglaltak változásakor a módosító okirat mellett az egységes szerkezetbe foglalt alapító okiratot is el kell készíteni, és a változás-bejelentési kérelemhez csatolni kell. Az alapító okirat módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt változatát nem kell aláírni, illetve elektronikusan nem kell hitelesíteni, azon a Kincstár igazolja, hogy az alapító okirat egységes szerkezetbe foglalt változata megfelel az alapító okirat módosítások szerinti tartalmának (kivéve a formanyomtatványnak megfelelő alapító okirattal még nem rendelkező költségvetési szerv alapító okiratának módosításakor; ebben az esetben az alapító okirat módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt változatát is alá kell írni, illetve elektronikusan hitelesíteni kell, ebben az esetben a Kincstár igazolást nem állít ki).
Az elektronikus ügyintézés során hozott döntések, illetve a hivatalbóli adatmódosítások, értesítések az ügyfél hivatali kapus, cégkapus, illetve - amennyiben a kérelmet elektronikus úton magánszemély is benyújthatja - ügyfélkapus tárhelyére kerülnek kiküldésre elektronikus iratként. Amennyiben „B208 Változásbejelentési kérelem - Elérhetőség” nyomtatványon az ügyfél megadja az elektronikus kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségét, akkor értesítést kap a törzskönyvi nyilvántartásban átvezetett adatváltozásairól.